A praticidade da tecnologia mudou os hábitos de comunicação. Esse já é um caminho sem volta. Os serviços de saúde que não se adaptarem às inovações no relacionamento com pacientes, poderão ver o número de atendimentos caírem ao longo do tempo. Pois, para ter sucesso no mundo atual movido pela inovação, é preciso fornecer conveniência aliada a um atendimento de primeira linha. Para que isso aconteça, uma das soluções é o agendamento de consultas online.
Quais diferenciais ele traria aos consultórios? Neste artigo, você irá conhecer.
A realidade dos agendamentos em muitos consultórios
Atualmente, a realidade de muitos consultórios é esta: recepcionistas nos telefones para realizar os agendamentos, confirmações de presença; preenchendo formulários de consulta, mantendo contato com o médico, recebendo dinheiro, atendendo os pacientes que chegam… tudo em horário comercial e com os intervalos obrigatórios.
Diante dessa situação surge uma questão importante:
- Quando a recepcionista está ocupada, em horário de almoço ou já finalizou o expediente, quem atende o telefone para marcar as consultas?
Essa questão nos leva a outra que nos indica o impacto que isso pode gerar no consultório:
- Quantos agendamentos não são feitos quando o consultório não atende o telefonema do paciente?
Um cálculo rápido e hipotético mostra que: se 3 agendamentos não são feitos no dia porque ninguém atendeu a ligação, são 12 por semana e 48 por mês. Não há dúvidas de que o consultório deixa de faturar.
Talvez você esteja pensando: mas, o paciente que quiser marcar irá ligar até alguém atender. Contudo, em tempos em que as pessoas buscam agilidade por meio da tecnologia, utilizando aplicativos de refeição, transporte e bancos digitais no lugar de telefonemas e filas, será que elas não irão preferir os consultórios que possuem outros meios de agendamentos que não sejam só por telefone?
O que dizem as pesquisas
A preferência das pessoas pela praticidade da tecnologia pode ser comprovada por pesquisas.
Veja o que aponta um estudo da FGV, realizado em 2020, sobre a quantidade de smartphones e computadores:
- O Brasil tem 424 milhões de dispositivos digitais em uso, sendo, aproximadamente, 2 por habitante.
Já uma pesquisa da App Annie, também de 2020, indica que:
- O Brasil é o terceiro país que mais gasta tempo gasto em aplicativos digitais, sendo cerca de 3 horas e 45 minutos por dia.
Então, para atrair os pacientes na era atual, as clínicas precisam inovar nos meios de comunicação. E uma das tecnologias mais práticas e populares usadas por clínicas de saúde com visão de futuro é o agendamento de consultas online.
O que não é agendamento de consultas online?
O site que possui formulário para preenchimento de dados para que a recepcionista entre em contato: isso não é agendamento de consultas online.
Pode parecer ser uma automação, mas não cumpre a função de agendar e atrair um paciente em tempo real. Além de que, a recepcionista ligará sem a certeza de que a pessoa irá atender. Sendo assim, a forma mais eficaz para o agendamento de consultas online é um sistema que se comunique diretamente com o paciente em tempo real.
Como funciona o agendamento de consultas online
O agendamento de consultas online existe para complementar os fluxos de atendimento.
Por meio de softwares conectados à agenda do consultório e, ao mesmo tempo, a um site, rede social ou aplicativo de mensagens, o paciente pode realizar o agendamento de consultas online conforme os dias e horários disponíveis. Dessa forma, a experiência é totalmente via internet.
7 vantagens do agendamento de consultas online para o consultório e paciente
- Agendamento mesmo com consultório fechado:
A marcação de uma consulta por telefone é um dos métodos mais tradicionais nos consultórios e clínicas em todo o mundo. Porém, mais do que nunca, as pessoas estão menos inclinadas a fazer ligações. Além de que, atualmente, muitos pacientes vivem uma vida corrida diante de tantos compromissos diários. Por essa razão, possuem dificuldade em encontrar tempo para ligar no consultório durante o horário comercial.
O diferencial do agendamento de consultas online, portanto, assegura que os pacientes conseguirão marcar um horário, mesmo quando o consultório estiver fechado. Já que os sistemas operam, automaticamente, 24 horas por dia nos 7 dias da semana pela internet.
- Preenchimento de lacunas na agenda:
O agendamento de consultas online é uma funcionalidade que pode ajudar a manter a agenda cheia. Por quê?
Isso acontece porque o paciente não desiste de marcar uma consulta em caso de telefones ocupados ou por ninguém atender o telefonema, pois ele tem acesso aos horários disponíveis para agendamento por meio da internet. Dessa forma, reduzem-se as lacunas nas agendas que poderiam ter sido preenchidas pelo atendimento telefônico não realizado.
A grande vantagem é que a clínica aumenta o faturamento por hora, já que horários vazios resultam em perda de receita.
- Gerenciamento automático de várias agendas:
Quando a clínica conta com uma equipe de várias especialidades, todas as agendas podem ser gerenciadas pelo sistema de agendamento de consultas online. Dessa maneira, o risco de sobreposição de horários é mitigado, pois a equipe não precisa administrar vários calendários ao mesmo tempo.
- Redução de tarefas administrativas onerosas para a equipe:
As recepcionistas podem achar desafiador fornecer atendimento de qualidade aos pacientes ao mesmo tempo em que têm que ser multitarefas. Isso pode levar a longos tempos de espera ou pouca atenção dedicada ao paciente, o que pode resultar em insatisfação.
Se o agendamento do paciente estiver disponível apenas por telefone, as secretárias, provavelmente, passarão a maior parte do dia atendendo ligações. Contudo, com o agendamento de consultas online não é necessária intervenção humana.
Logo, delegar a função do agendamento a um sistema permitirá que os funcionários tenham mais tempo para se concentrar em outras atividades que exijam atenção, foco e relacionamento.
- Melhora na experiência do paciente:
Se a equipe está menos sobrecarregada com chamadas telefônicas, ela pode se concentrar em fornecer aos pacientes uma experiência positiva na recepção. A equipe estará mais disponível para uma conversa amigável e esclarecimentos de dúvidas sem a interrupção dos telefones tocando.
- Redução do no-show:
Outro diferencial é que um bom sistema de agendamento de consultas online, geralmente, inclui lembretes automatizados diretamente no e-mail ou smartphone do paciente. Com isso, o paciente é lembrado previamente do dia e do horário da consulta, podendo confirmar ou cancelar.
Em caso de cancelamento, esse horário é disponibilizado automaticamente no sistema. Assim, outro paciente pode agendar neste horário. Ou então, a secretária pode informar alguém que esteja na lista de espera. O que favorece, também, uma agenda completa com consultas confirmadas.
- Geração de relatórios sobre o perfil dos pacientes:
Um sistema agendamento de consultas online pode fornecer informações valiosas sobre os pacientes. Com a emissão de relatórios sobre horários do acesso ao sistema, horários mais agendados e taxas de comparecimento, o consultório pode expandir sua prática focando no perfil do paciente.
Na era do marketing digital, por exemplo, a clínica que percebe que seus pacientes acessam mais o portal de agendamento no período da noite, poderá investir em anúncios para esse público nesse horário. Alcançando, assim, atuais e futuros pacientes.
Outro exemplo seriam ações direcionadas ao perfil do público, como campanhas de conscientização, promoções e pacotes.
Vemos, então, que a opção de agendamento de consultas online destaca o consultório no mercado. Pois, em tempos em que as pessoas valorizam a comodidade proporcionada pela tecnologia, essa forma de agendamento de consultas se torna um diferencial atrativo. Porém, para que seja eficaz, deve ser feito por meio de um software específico e confiável que opere com um ChatBot.
Solução inovadora para o agendamento de consultas online
O ClickExame é um software da 2M Solutions que é ideal para o agendamento de consultas online. Ele se destaca em todas as vantagens citadas anteriormente de uma forma diferenciada, pois foi desenvolvido especificamente para interface atrativa junto ao paciente. Suas funcionalidades trazem muitos benefícios aos consultórios:
- Comunicação via ChatBot: software simulando uma conversa humana com o paciente, indicando os horários e dias disponíveis e captando dados de contato;
- Aumento da chance de agendamento em tempo real: como o ClickExame está sempre conectado aos sites e redes sociais, as chances de o paciente desistir de marcar uma consulta é reduzida, ou seja, há o aproveitamento do tempo da pessoa enquanto ela demonstra interesse pelo consultório;
- Funcionamento 24h nos 7 dias da semana: o sistema fica disponível o tempo todo via internet, sem intervalos, permitindo que paciente realize o agendamento de qualquer lugar, dia e horário, inclusive nos finais de semana e feriados;
- Escolha de consulta presencial ou online: quando o paciente marca o seu horário, o sistema dá a opção da consulta ser presencial ou online;
- Pagamento antecipado em caso de consultas particulares: o ClickExame também tem a funcionalidade do pagamento antecipado por cartão de crédito ou boleto. Assim, o médico tem conhecimento de que a consulta, seja presencial ou online, já foi paga;
- Agendas com presenças confirmadas: próximo à data da consulta, o sistema envia uma mensagem via SMS ou WhatsApp para o paciente confirmar presença. Caso a resposta seja negativa, há a possibilidade de reagendamento. E, ao mesmo tempo, o sistema entra em contato com alguém que esteja na lista de espera informando a oportunidade de consulta;
- Sem sobreposição de horários em consultórios compartilhados: o sistema organiza as agendas de todos os profissionais e as disponibiliza para agendamento.
Portanto, se sua clínica não deseja mais perder pacientes por conta da dificuldade no agendamento, é primordial contar com um sistema de agendamento de consultas online. Quanto mais cedo fizer isso, mais cedo poderá treinar sua equipe e mais cedo seus pacientes poderão desfrutar dos benefícios.
Oferecer agendamento de consultas online é uma das melhores maneiras de investir no engajamento do paciente e redução de não comparecimentos.
Implante o ClickExame e transforme a forma de agendamento do seu consultório.
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